Tja, je herkent het wel, het gevoel af gescheept te worden aan de telefoon. Je met recht niet gehoord voelen. Antwoorden als “het komt niet gelegen”, “we zijn al voorzien”, “nu even niet” en hoe bedoel je…
De secretaresses van grote organisaties liggen vaak als een cerberus voor de telefoon. Met als enig doel, afhouden Naarmate de organisatie groter wordt: je dus vaak van het kastje naar de muur verwezen wordt. Op de juiste manier een vraag stellen kan helpen je doel te bereiken.
Zorg dat je je vragen paraat hebt
Meteen begint hier dan ook de eerste tip. Zorg dat je je vragen paraat hebt. Hoe eenvoudig is dat. Ga ze niet bedenken als je de telefoon vast hebt. Doe dat van te voren. Weet waarover je het wilt hebben. Weet wat je wilt, dat voorkomt “uhhhhhhhhhh”. Maak desnoods een kort lijstje als houvast. Als je een antwoord krijgt waarvan je denkt wat moet ik ermee, vraag dan gerust: kunt u het nog eens in Jip en Janneke taal uitleggen. Bedenk dat dit 1 doel is. Vragen stellen. Vragen stellen om antwoorden te krijgen waarmee je verder kunt.
Het verschil tussen zoeken en boeken
Verwar dit dus niet met uitzoeken van de contact persoon, dat is namelijk weer een andere vraag (ander doel). Of het maken van een afspraak. Ook dat is weer een ander doel. 1 ding tegelijk. Onthoud het maar zo, trek zoeken en boeken uit elkaar. Het zoeken van de contactpersoon, of het uitzoeken van je vragen versus het boeken van de afspraak.
Verschillende soorten energie
Voor verschillende werkzaamheden is namelijk andere energie nodig. Ja je leest het goed. Als je aan het zoeken bent, wordt je vaak doorverwezen ( inderdaad…. soms ook van het kastje naar de muur ) je moet regelmatig (vaak) dezelfde vraag herhalen, doe dat zonder kribbig te worden, die ander weet immers niet dat je hier al 4 mensen over het gesproken. Dit vergt andere energie en uithoudingsvermogen dan je verhaal (pitch) over de telefoon te doen en de afspraak te maken. Het is dan ook voor jou, je energie en de ander veel plezieriger deze werkzaamheden uit elkaar te trekken.
Wees aardig voor gatekeepers
Wees aardig voor de receptioniste, de secretaresse, zij zijn immers je gatekeeper en tegelijkertijd ook de sleutel naar succes. Behandel hen met alle egards, blijf beleefd, respecteer hun positie en zeg dat ook: natuurlijk snap ik dat u veel wilt weten om zo de belangrijke telefoontjes in te schatten. Blijf keurig u en mevrouw zeggen, totdat zij zelf vragen te tutoyeren. Maak een compliment als ze behulpzaam zijn, ze de juiste naam doorgeven, of antwoordt geven op je vraag. De vraag of ze je kunnen inseinen wanneer iemand wel bereikbaar is. Noteer haar naam, je weet tenslotte maar nooit en vraag wie haar leidinggevende is zodat je door kunt geven hoe prettig je geholpen bent, en doe dit dan ook!
Vraag om hulp
En dan de allerbelangrijkste. Maak je zin eens anders. Vraag het ook gewoon. Vraag of ze je willen helpen.
